KoSS-ERP ist ein voll umfängliches Warenwirtschaftssystem für sämtliche betriebswirtschaftliche Prozesse in Produktions – und Handelsunternehmen. Dabei wird die gesamte Prozesskette eines Unternehmens abgebildet. Über den Einkauf und die Fertigung kommen die Materialien in das Unternehmen. Lagerhaltung und Logistik werden über die Materialwirtschaft bedient. Das Vertriebsmodul mit integriertem B2B-Portal und abschließender Übergabe an die Finanzbuchhaltung, sowie die Personalzeiterfassung und die digitale Akte runden das Paket ab. Darüber hinaus schaffen wir individuelle Softwarelösungen für besondere Bedürfnisse.


Was GCI auszeichnet


  • Fertigkeit – Mit 35 Jahren Erfahrung im Bereich der Konzipierung und Implementierung komplexer Softwaresysteme sind wir der richtige Partner für Ihre Software-Wünsche
  • Weitsicht – Mit durchdachter Planung modifizieren und entwickeln wir, auf Sie zurechtgeschnittene, flexible Softwarepakete
  • Individuelle Betreuung – Unser Entwicklerteam am Standort Dortmund betreut Sie persönlich über den gesamten Prozess der Beratung bis hin zur Implementierung geeigneter Softwarepakete
  • Know-How – Wir überzeugen durch branchenübergreifende Kenntnisse bei der Optimierung geschäftlicher Prozesse
  • Unabhängigkeit – Unsere Standardsoftware wird vom GCI-Entwicklerteam eigens entwickelt. Dadurch gelingt es uns, unsere Standardsoftware und einzelne Softwaremodule Ihren Wünschen entsprechend zu individualisieren und unabhängig von anderen Systemen bereitzustellen.
GCI gehört zu den TOP100 Softwarespezialisten im Ruhrgebiet 2020


Mit dem Fokus auf dem täglichen Betrieb und der Optimierung des Kerngeschäfts findet eine kostensparende und moderne Verwaltung der geschäftlichen Prozesse oft nur eine unzureichende Beachtung. Damit auch die geschäftlichen Prozesse in Zukunft optimiert und angepasst werden können, kommt KoSS.ERP ins Spiel. Unser modernes und vielseitiges ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen unterstützt Sie in jeglichen betriebswirtschaftlichen Prozessen. Dazu zählen unter anderem der Vertrieb, Einkauf, Lager, Logistik und die Produktion, sowie die Unterstützung beim Management Ihrer Dokumente durch die Bereitstellung eines revisionssicheren Dokumenten-Management-Systems (DMS). Der modulare Aufbau von KoSS.ERP ermöglicht es, das System, den Gegebenheiten und der Größe Ihres Unternehmens entsprechend, zu skalieren. Durch eine Vielzahl an Programmpaketen kann die Software mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen und Sie dabei unterstützen, sich voll und ganz auf Ihre Arbeit und das Kerngeschäft des Unternehmens zu konzentrieren.

Die Buchhaltung ist oft ein Komplex, der nur allzu gerne außer Haus gegeben wird. Zu kompliziert, zu aufwändig, zu zeitintensiv. Mit der KoSS.Finanzbuchhaltung können Sie diese Aufgabe, verglichen mit Aufwendungen für externe Dienstleister, spielend einfach im Haus behalten. Ob Stand-Alone oder als vollintegrierte Lösung im KoSS-ERP Warenwirtschaftssystem, die KoSS.FiBu bietet Ihnen eine einfache Verwaltung Ihrer Kontenstämme und erleichtert den Buchungsaufwand durch viele optimierte und automatisierte Hilfsprozesse.

Abbildung zu Funktionen der Finanzbuchhaltung

Die KoSS.FiBu ist mandantenfähig, kann in Linux- (serverseitig) oder Windows-Umgebungen betrieben werden und bietet schon im Standard schnelle und einfache Auswertungsmöglichkeiten. Durch die individuelle Erweiterung unserer Zusatzmodule lassen sich Buchungen wie Kontoauszüge, externe Buchungssätze uvm. automatisiert verarbeiten. Das spart Ihre Ressourcen, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können.

Die Personalzeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der internen Abrechnung, sowie der externen Verrechnung von Arbeitszeiten und Dienstleistungen. Gegenüber einer handschriftlichen Zeiterfassung lassen sich die Arbeitszeiten mit der elektronischen Arbeitszeiterfassung bzw. der elektronischen Zeiterfassung sehr detailliert protokollieren.


KoSS und Datafox – innovative Lösungen zur Zeiterfassung


Wer ist im Haus, wer hat Urlaub, wer ist krank? Mit der KoSS.PZE haben Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über die Personalsituation in Ihrem Haus. Die elektronische Zeiterfassung eignet sich damit optimal für die Datenerhebung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Kranktagen. Qualität und Beständigkeit sind uns wichtig, daher vertreiben wir KoSS.PZE zusammen mit den Datenerfassungsgeräten und Terminals unseres langjährigen Partners Datafox, die die optimale Funktionsweise unserer Software unterstützen.

In Zeiten der Digitalisierung und dem Streben nach Nachhaltigkeit wird das papierlose Büro für viele Unternehmen immer bedeutsamer. Unsere moderne Software KoSS.Akten erleichtert Ihnen, durch digitale Aktenverwaltung, den Schritt in Richtung papierloses Büro.


Durch die Bereitstellung eines strukturierten Ablagesystems kann die Verwaltung der Akten in Zukunft per Mausklick erfolgen. Der Schutz sensibler Daten und Akten, wie elektronische Personalakten, kann durch individualisierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte gewährleistet werden. Unser Ziel ist es, durch einfache Handhabung und eine übersichtliche Navigation, die Digitalisierung und Verwaltung Ihrer Akten und Dokumente zu erleichtern und eine schnelle Integration von KoSS.Akten in bereits bestehende Systeme zu ermöglichen.

Das Logo zu unserem B2B Shop

Der B2B-Einkauf gestaltet sich in altbewährter Form sowohl aus Kundensicht, als auch aus Sicht der Vertreter und Niederlassungen, oft als zeitintensiv und komplex. KoSS.B2B verfolgt daher das Ziel, durch die Digitalisierung des Einkaufs, die Geschwindigkeit und den Komfort des Beschaffungsprozesses für Ihr Vertriebsteam und das gesamte Unternehmen zu optimieren. KoSS.B2B fungiert auf Kundenseite als vollintegriertes Bestellsystem für KoSS.ERP. Aufträge können, unter Berücksichtigung von Freigabebestimmungen, direkt in KoSS.ERP eingelastet und gepflegt werden.


Das eigene Kundenkonto ermöglicht die Übersicht über offene Aufträge und die Verwaltung präferierter Versandadressen. Durch individualisierte Voreinstellungen und die Artikelschnellerfassungsfunktion des Warenkorbs sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimieren auch den Suchaufwand. Zudem besteht die Möglichkeit des Dropshipping, also der Direktversand an den Endkunden. Eine Zusatzfunktion von KoSS.B2B stellt das Salesportal dar. Sowohl aus Vertretersicht, als auch aus Besteller- und Kundensicht geht die Nutzung des KoSS.B2B-Shopsystems nicht nur mit einer Zeitersparnis bezüglich der Bestellungserfassung einher, sondern ermöglicht auch die kundenindividuelle Preis- und Sortimentsgestaltung.

Seit mehr als 35 Jahren ist es unser Ziel, Ihnen individuelle Softwarepakete bereitzustellen. Vom Prozess der Beratung, bis hin zur Modifikation und Entwicklung geeigneter Software, ist unser Entwicklerteam stets an Ihrer Seite.


Mit Fachwissen, Kompetenz und dem nötigen Feingefühl bietet unser Team Ihnen eine persönliche Rundumbetreuung für Ihre KoSS-Softwarelösung.

Unsere neusten Updates rund um GCI. Ob im Hinblick auf Software-Aktualisierungen oder aktuelle Nachrichten rund um das Unternehmen – damit auch Sie auf dem neusten Stand sind, versorgen wir Sie regelmäßig mit Updates und Neuigkeiten.

Im KoSS.ERP haben Sie die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format und seit Kurzem auch im Datenformat XRechnung zu generieren. Diese Verfahren stellen einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Mit dem Inkrafttreten der Verpflichtung, die besagt, dass Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € ausschließlich mit Verwendung des strukturierten Datenformats XML an Bundes- und Landesbehörden einzureichen sind, ist die Nutzung des XML-basierten Formats XRechnung in Zukunft unabdingbar.

Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand

Die Verpflichtung seitens der Bundes- und Landesbehörden, elektronische Rechnungen anzunehmen, besteht bereits seit April 2020. Ab dem 27. November 2020 sind nun auch die Auftragnehmer dazu verpflichtet, Rechnungen ab 1.000 € an die Bundes- und Landesbehörden, ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Neben einem automatischen Mail-Versand und einem FTP-Upload der entsprechenden Datenformate besteht zudem die Möglichkeit, die elektronischen Rechnungen manuell auf entsprechenden Portalen hochzuladen. Das Ziel der Umstellung ist die Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses von der Erstellung bis zum Rechnungsversand und der anschließenden Verarbeitung. Ausgenommen von dieser Regel sind ausschließlich Direktaufträge mit einem Auftragswert kleiner als 1.000 €, verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Amts. Der Versand elektronischer Rechnungen kann dabei auf verschiedene Wege erfolgen.

Der Standard XRechnung


Mit der Wahl eines strukturierten Datenformats, dass konform zur EU-Norm EN 16931 ist, wurde XRechnung auf Bundesebene als Standard zur Umsetzung festgelegt. XRechnung wird von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards betrieben und weiterentwickelt. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, einem hybriden Format, das auf PDF/A-3 basiert und die Einbettung strukturierter Rechnungsdaten (XML) in ein PDF ermöglicht, handelt es sich bei XRechnung um ein reines XML basiertes, semantisches Datenmodell.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Leitweg-ID, die verpflichtend bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung, im Standard XRechnung, anzugeben ist. Die Leitweg-ID dient dabei der korrekten Identifikation und Adressierung des Rechnungsempfängers. Neben der Leitweg-ID und Informationen wie der Auftragsnummer, die jedoch nicht verpflichtend zu hinterlegen ist, müssen auch die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein.


KoSS.ERP implementiert ZUGFeRD und XRechnung


Die Rechnungserstellung unseres ERP-Systems, KoSS.ERP, lässt Ihnen die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung. Während sich ZUGFeRD gerade für KMUs anbietet, die eine geringere jährliche Anzahl an Rechnungen stellen, müssen Sie als Auftragnehmer des Bundes den EU-Norm-konformen Standard XRechnung wählen. Um mehr über ZUGFeRD zu erfahren, klicken Sie hier.

Sie möchten nähere mehr Informationen über KoSS.ERP und den Versand elektronischer Rechnungen mittels ZUGFeRD und XRechnung erhalten? Kontaktieren Sie uns damit wir Ihnen unverbindlich die Möglichkeiten unserer Software aufzeigen und in Einklang mit Ihren Anforderungen bringen können.


Ihr GCI-Team wünscht Ihnen eine schöne Woche!

Fröhlicher Mann vor Laptop mit Dokument in der Hand

Wissen Sie, dass es zahlreiche Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben gibt? Informieren Sie sich doch bei der für Sie zuständigen IHK oder Wirtschaftsförderung über die verschiedenen Möglichkeiten. Dabei möchten wir, die GCI mbH, unsere 35-jährige Erfahrung im Bereich IT und Software nutzen, um Sie bei Ihrem Vorhaben zu unterstützen. Neben kompetenter Beratung und der gemeinsamen Lösungsfindung, hinsichtlich der Umsetzung des Digitalisierungsprozesses in Ihrem Unternehmen, haben wir zudem die Möglichkeit, Sie auch in der technischen Ausarbeitung zu unterstützen.

Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und der Notwendigkeit, KMUs in der Umsetzung des Digitalisierungsprozesses zu beraten, zu unterstützen und in ihrer Innovationskraft zu stärken, hat das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE) das Programm Mittelstand Innovativ & Digital ins Leben gerufen.

Der Fokus liegt auf der Stärkung der Marktpositionierung kleiner und mittelständischer Unternehmen und der kontinuierlichen Förderung des innovativen Wandels. In diesem Sinne soll vor allem die Neu- und Weiterentwicklung von Dienstleistungen, Produktionsverfahren und Produkten, mit Fokus auf der Digitalisierung, unterstützt werden. Die Dauer der Förderung muss dabei zuvor durch das Unternehmen selbst festgelegt werden. Es kann dabei zwischen einer Förderdauer von sechs, neun oder zwölf Monaten gewählt werden. Zu beachten ist jedoch, dass die Fördersumme innerhalb von drei Kalenderjahren 200.000 EUR nicht überschreitet darf. Um das Förderprogramm beziehen zu können, müssen die einzelnen Unternehmen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Voraussetzungen zur Förderung


  • Mitarbeiterzahl, Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme:
    • Kleinstunternehmen: 
      • Mitarbeiter < 10
      • Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme max. 2 Mio. EUR
    • Kleine Unternehmen:
      • Mitarbeiter < 50
      • Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme max. 10 Mio. EUR
    • Mittlere Unternehmen:
      • Mitarbeiter < 250
      • Jahresumsatz max. 50 Mio. EUR
      • Jahresbilanzsumme max. 43 Mio. EUR
  • Unternehmenssitz in Nordrhein-Westfalen

Des Weiteren darf keine Familienangehörigkeit zwischen Geschäftsführern beziehungsweise Anteilseignern des Auftraggebers und -nehmers bestehen. Eine Förderung wird zudem nur für Produkte und Dienstleistungen angeboten, die bereits am Markt angeboten werden oder in Zukunft angeboten werden sollen. Dementsprechend ist die Bewilligung einer Förderung, die zur Entwicklung und Optimierung interner Geschäftsprozesse genutzt werden soll, ausgeschlossen. Der Fokus des Förderprogramms liegt dabei auf der Inanspruchnahme reiner Beratung-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen. Zudem muss gewährleistet sein, dass der nicht geförderte Eigenanteil durch das Unternehmen selbst oder von Dritten erbracht werden kann.  


Der Umfang des Förderprogramms


Das Programm Mittelstand Innovation & Digital ist in zwei Teilbereiche zu gliedern. Zum einen umfasst es eine Gutscheinförderung, die es den Unternehmen ermöglicht, projektbezogene externe Unterstützung, in Form von Beratungs-, Dienstleistungs- und Umsetzungsdienstleistungen, in Anspruch zu nehmen. Zum anderen die Einstellung eines/r MID Assistenten/in. In diesem Fall wird durch die Einstellung eines/r Hochschulabsolventen/in aus dem entsprechenden Bereich die Wissensvermittlung zwischen Unternehmen und Hochschule ermöglicht.


MID-Gutscheinförderung


Im Rahmen der MID Gutscheinförderung wird zwischen drei Arten von Gutscheinen unterschieden: MID-Digitalisierung, MID-Analyse und MID-Innovation. Neben den unterschiedlichen Umfängen und Inhalten der verschiedenen Gutscheinförderungen unterscheiden sich diese zudem in Ihren Bagatellgrenzen, Förderquoten und der möglichen Auswahl von Auftragnehmern.


MID-Analyse

Im Vordergrund des Gutscheins MID-Analyse steht die Inanspruchnahme einer wissenschaftlichen und externen Beratung, die bereits vor der Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen erfolgen soll und unter anderem Technologieanalysen und Machbarkeitsstudien umfasst.

  • Förderquote:
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 80 %
    • Mittlere Unternehmen: 60 %
  • Fördersumme: Min. 5.000 EUR, Max. 15.000 EUR

MID-Innovation

Die Variante MID-Innovation dient der Nutzung externer Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten zur Ausgestaltung innovativer Produkte und Dienstleistungen bis zur Marktreife.

  • Förderquote
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 50 %
    • Mittlere Unternehmen: 30 %
  • Fördersumme: Min. 10.000 EUR, Max. 40.000 EUR

MID-Digitalisierung

Die Gutscheinförderung MID-Digitalisierung bezieht sich vor allem auf die zwei Förderschwerpunkte Produkte und Dienstleistungen, sowie Cyber-Physical Systems und Industrie 4.0. Diese umfassen, neben der Weiterentwicklung und Etablierung von Künstlicher Intelligenz (KI), auch die Digitalisierung von Dienstleistungen, Produkten und Prozessen im Unternehmen. Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung der mithilfe der Gutscheinförderung realisiert werden kann, ist die Umsetzung gewonnener Erkenntnisse und Fähigkeiten in einer App oder Software. Gerade in diesem Bereich bietet es sich dementsprechend an, kompetente Berater hinzuzuziehen. Der zweite Förderschwerpunkt bezieht sich vor allem auf die Verknüpfung polymerer Netze und die Einbindung von cyber-physischen Produktionssystemen. Es ist jedoch vor allem darauf zu achten, dass die Umsetzungskomponente bei dieser Variante verbindlich ist. Zu den förderfähigen Maßnahmen zählen unter anderem die Entwicklung und Implementierung von Software für bestimmte Prozesse und Produkte, sowie verschiedene Projekte zu Cognitive Computing.

  • Förderquote
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 50 %
    • Mittlere Unternehmen: 30 %
  • Fördersumme: Min. 5.000 EUR, Max. 15.000 EUR

Während die Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen der Varianten MID-Analyse und MID-Innovation ausschließlich von Hochschulen und Forschungseinrichtungen durchgeführt werden dürfen, können bei der MID-Gutscheinvariante Digitalisierung auch Unternehmen der freien Wirtschaft hinzugezogen werden. Wichtig ist, dass bereits bei Beantragung des Gutscheins ein Angebot des Auftragnehmers eingereicht wird.


Corona-Sonderprogramm MID-Plus


Noch bis zum 30.06.2020 wird, zur Unterstützung der KMU während der Corona-Pandemie, das Sonderprogramm MID-Plus mit finanziell und inhaltliche verbesserten Konditionen angeboten. Darunter fällt unter anderem auch die Erhöhung der Förderquoten der Gutscheinvarianten MID-Digitalisierung und MID-Innovation.

Sollten Sie noch weitere Fragen zum Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital haben, dann klicken Sie hier für mehr Informationen. Für eine umfassende Beratung rund um das Thema Software und Digitalisierung steht Ihnen unser Team zur Verfügung.


Ihr GCI-Team wünscht Ihnen eine schöne Woche!