Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen. Da dieses Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. WICHTIG: Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte Revisionssicherheit erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Für wen ist der Rechnungsversand per ZUGFeRD interessant?

Grundsätzlich bietet der elektronische Versand von Rechnungen viele Vorteile. Sie sparen Portokosten, Papier und Verpackungsmaterial. Auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die für diese Tätigkeiten anfällt, kann sinnvoller genutzt werden. Viele Unternehmen fordern heute eine elektronische Rechnung, da dies eine einheitliche Bearbeitung im Rechnungseingang ermöglicht. Mit ZUGFeRD besteht die Möglichkeit, dass diese Rechnung automatisiert verarbeitet werden kann, da die Rechnungsdaten in maschinenlesbarem Format vorliegen. In öffentlichen Betrieben oder Behörden wird dieses Format in naher Zukunft Voraussetzung sein, um Rechnungen zu stellen.

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