KoSS.Akten – Ihr Weg zum papierlosen Büro

In Zeiten der Digitalisierung und dem Streben nach Nachhaltigkeit wird das papierlose Büro für viele Unternehmen immer bedeutsamer. Unsere moderne Software KoSS.Akten erleichtert Ihnen, durch digitale Aktenverwaltung, den Schritt in Richtung papierloses Büro.


Durch die Bereitstellung eines strukturierten Ablagesystems kann die Verwaltung der Akten in Zukunft per Mausklick erfolgen. Der Schutz sensibler Daten und Akten, wie elektronische Personalakten, kann durch individualisierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte gewährleistet werden. Unser Ziel ist es, durch einfache Handhabung und eine übersichtliche Navigation, die Digitalisierung und Verwaltung Ihrer Akten und Dokumente zu erleichtern und eine schnelle Integration von KoSS.Akten in bereits bestehende Systeme zu ermöglichen.

KoSS.Akten – Funktionsübersicht

Schauen Sie sich die einzelnen Funktionsbereiche von KoSS.Akten in kompakter Darstellung an und lassen Sie sich bei Bedarf gerne von uns individuell beraten.


Allgemeines

  • Rechtevergabe für Zugriffsberechtigungen
  • Integriertes Termin- und Aufgabenmanagement
  • Verknüpfung von Akten mit diversen Entitäten im KoSS
  • Dokumentenarchivierung mit windream DM

Aktentypisierung

  • Aufteilung von/in Aktentypen
  • Kennzeichnung von Aktentypen
  • Erstellung besonderer Aktentypen (Prozesse, Verträge)
Ein Symbolbild für digitale Akten

Need-to-Know-Prinzip

  • Kenntnis und Zugriff nur bei Bedarf
  • 2-stufige Berechtigungsstruktur
  • Festlegen involvierter Personen
  • Einteilung in Vertraulichkeiten

Personen involvieren

  • Protokollierung von Involvierungsprozessen
  • Voller Zugriff für Mitglieder
  • Hinzufügen von Personen durch Mitglieder
  • Keine Handlungsbefugnis für Gäste (stille Beobachter)
  • Selbstbestimmter Zugriff als Gast für nicht involvierte Personen

Vertragsdokumente und Vertraulichkeit

  • Anpassbare Vertragsvorlagen und automatische Versionierung
  • Archivierung unterschriebener Dokumente
  • Einschränkung von Freigaben
  • Individuelle Zugriffsberechtigungen durch Vertraulichkeitsstufen

Manuelle Dokumentenarchivierung

  • Einscannen in DMS
  • Dateiübergabe an DMS
  • Drag & Drop
  • Verschlagwortung
  • Suchfunktion (per Datum, Schlagwort)

Automatische Dokumentenarchivierung

  • Verschlagwortung und Erstellung von Dokumentenaufklebern in einem Schritt
  • Direkte Zuordnung zur Akte anhand der Dokumentenaufkleber
  • Nachgelagertes Scannen von Dokumenten eines Stapels
Das Logo unseres Partners Windream

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  • Infomaterial: Unsere detaillierten Info-Broschüren verraten Ihnen viele Details unserer Software.
  • Online-Demo: Gerne zeigen wir Ihnen unsere Systeme in einer Online-Demo die vielen Funktionen von KoSS.
  • Beratung: Wir beraten Sie kostenfrei, in welchem Umfang der Einsatz unserer Produkte für Sie Sinn macht.

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