Elektronischer Rechnungsversand – XRechnung und ZUGFeRD

Im KoSS.ERP haben Sie die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format und seit Kurzem auch im Datenformat XRechnung zu generieren. Diese Verfahren stellen einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Mit dem Inkrafttreten der Verpflichtung, die besagt, dass Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € ausschließlich mit Verwendung des strukturierten Datenformats XML an Bundes- und Landesbehörden einzureichen sind, ist die Nutzung des XML-basierten Formats XRechnung in Zukunft unabdingbar.

Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand

Die Verpflichtung seitens der Bundes- und Landesbehörden, elektronische Rechnungen anzunehmen, besteht bereits seit April 2020. Ab dem 27. November 2020 sind nun auch die Auftragnehmer dazu verpflichtet, Rechnungen ab 1.000 € an die Bundes- und Landesbehörden, ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Neben einem automatischen Mail-Versand und einem FTP-Upload der entsprechenden Datenformate besteht zudem die Möglichkeit, die elektronischen Rechnungen manuell auf entsprechenden Portalen hochzuladen. Das Ziel der Umstellung ist die Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses von der Erstellung bis zum Rechnungsversand und der anschließenden Verarbeitung. Ausgenommen von dieser Regel sind ausschließlich Direktaufträge mit einem Auftragswert kleiner als 1.000 €, verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Amts. Der Versand elektronischer Rechnungen kann dabei auf verschiedene Wege erfolgen.

Der Standard XRechnung


Mit der Wahl eines strukturierten Datenformats, dass konform zur EU-Norm EN 16931 ist, wurde XRechnung auf Bundesebene als Standard zur Umsetzung festgelegt. XRechnung wird von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards betrieben und weiterentwickelt. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, einem hybriden Format, das auf PDF/A-3 basiert und die Einbettung strukturierter Rechnungsdaten (XML) in ein PDF ermöglicht, handelt es sich bei XRechnung um ein reines XML basiertes, semantisches Datenmodell.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Leitweg-ID, die verpflichtend bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung, im Standard XRechnung, anzugeben ist. Die Leitweg-ID dient dabei der korrekten Identifikation und Adressierung des Rechnungsempfängers. Neben der Leitweg-ID und Informationen wie der Auftragsnummer, die jedoch nicht verpflichtend zu hinterlegen ist, müssen auch die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein.


KoSS.ERP implementiert ZUGFeRD und XRechnung


Die Rechnungserstellung unseres ERP-Systems, KoSS.ERP, lässt Ihnen die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung. Während sich ZUGFeRD gerade für KMUs anbietet, die eine geringere jährliche Anzahl an Rechnungen stellen, müssen Sie als Auftragnehmer des Bundes den EU-Norm-konformen Standard XRechnung wählen. Um mehr über ZUGFeRD zu erfahren, klicken Sie hier.

Sie möchten nähere mehr Informationen über KoSS.ERP und den Versand elektronischer Rechnungen mittels ZUGFeRD und XRechnung erhalten? Kontaktieren Sie uns damit wir Ihnen unverbindlich die Möglichkeiten unserer Software aufzeigen und in Einklang mit Ihren Anforderungen bringen können.


Ihr GCI-Team wünscht Ihnen eine schöne Woche!