Im KoSS.ERP haben Sie die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format und seit Kurzem auch im Datenformat XRechnung zu generieren. Diese Verfahren stellen einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Mit dem Inkrafttreten der Verpflichtung, die besagt, dass Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € ausschließlich mit Verwendung des strukturierten Datenformats XML an Bundes- und Landesbehörden einzureichen sind, ist die Nutzung des XML-basierten Formats XRechnung in Zukunft unabdingbar.

Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand

Die Verpflichtung seitens der Bundes- und Landesbehörden, elektronische Rechnungen anzunehmen, besteht bereits seit April 2020. Ab dem 27. November 2020 sind nun auch die Auftragnehmer dazu verpflichtet, Rechnungen ab 1.000 € an die Bundes- und Landesbehörden, ausschließlich in elektronischer Form einzureichen. Neben einem automatischen Mail-Versand und einem FTP-Upload der entsprechenden Datenformate besteht zudem die Möglichkeit, die elektronischen Rechnungen manuell auf entsprechenden Portalen hochzuladen. Das Ziel der Umstellung ist die Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses von der Erstellung bis zum Rechnungsversand und der anschließenden Verarbeitung. Ausgenommen von dieser Regel sind ausschließlich Direktaufträge mit einem Auftragswert kleiner als 1.000 €, verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Amts. Der Versand elektronischer Rechnungen kann dabei auf verschiedene Wege erfolgen.

Der Standard XRechnung


Mit der Wahl eines strukturierten Datenformats, dass konform zur EU-Norm EN 16931 ist, wurde XRechnung auf Bundesebene als Standard zur Umsetzung festgelegt. XRechnung wird von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards betrieben und weiterentwickelt. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, einem hybriden Format, das auf PDF/A-3 basiert und die Einbettung strukturierter Rechnungsdaten (XML) in ein PDF ermöglicht, handelt es sich bei XRechnung um ein reines XML basiertes, semantisches Datenmodell.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Leitweg-ID, die verpflichtend bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung, im Standard XRechnung, anzugeben ist. Die Leitweg-ID dient dabei der korrekten Identifikation und Adressierung des Rechnungsempfängers. Neben der Leitweg-ID und Informationen wie der Auftragsnummer, die jedoch nicht verpflichtend zu hinterlegen ist, müssen auch die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein.


KoSS.ERP implementiert ZUGFeRD und XRechnung


Die Rechnungserstellung unseres ERP-Systems, KoSS.ERP, lässt Ihnen die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung. Während sich ZUGFeRD gerade für KMUs anbietet, die eine geringere jährliche Anzahl an Rechnungen stellen, müssen Sie als Auftragnehmer des Bundes den EU-Norm-konformen Standard XRechnung wählen. Um mehr über ZUGFeRD zu erfahren, klicken Sie hier.

Sie möchten nähere mehr Informationen über KoSS.ERP und den Versand elektronischer Rechnungen mittels ZUGFeRD und XRechnung erhalten? Kontaktieren Sie uns damit wir Ihnen unverbindlich die Möglichkeiten unserer Software aufzeigen und in Einklang mit Ihren Anforderungen bringen können.


Ihr GCI-Team wünscht Ihnen eine schöne Woche!

Fröhlicher Mann vor Laptop mit Dokument in der Hand

Wissen Sie, dass es zahlreiche Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben gibt? Informieren Sie sich doch bei der für Sie zuständigen IHK oder Wirtschaftsförderung über die verschiedenen Möglichkeiten. Dabei möchten wir, die GCI mbH, unsere 35-jährige Erfahrung im Bereich IT und Software nutzen, um Sie bei Ihrem Vorhaben zu unterstützen. Neben kompetenter Beratung und der gemeinsamen Lösungsfindung, hinsichtlich der Umsetzung des Digitalisierungsprozesses in Ihrem Unternehmen, haben wir zudem die Möglichkeit, Sie auch in der technischen Ausarbeitung zu unterstützen.

Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und der Notwendigkeit, KMUs in der Umsetzung des Digitalisierungsprozesses zu beraten, zu unterstützen und in ihrer Innovationskraft zu stärken, hat das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE) das Programm Mittelstand Innovativ & Digital ins Leben gerufen.

Der Fokus liegt auf der Stärkung der Marktpositionierung kleiner und mittelständischer Unternehmen und der kontinuierlichen Förderung des innovativen Wandels. In diesem Sinne soll vor allem die Neu- und Weiterentwicklung von Dienstleistungen, Produktionsverfahren und Produkten, mit Fokus auf der Digitalisierung, unterstützt werden. Die Dauer der Förderung muss dabei zuvor durch das Unternehmen selbst festgelegt werden. Es kann dabei zwischen einer Förderdauer von sechs, neun oder zwölf Monaten gewählt werden. Zu beachten ist jedoch, dass die Fördersumme innerhalb von drei Kalenderjahren 200.000 EUR nicht überschreitet darf. Um das Förderprogramm beziehen zu können, müssen die einzelnen Unternehmen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Voraussetzungen zur Förderung


  • Mitarbeiterzahl, Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme:
    • Kleinstunternehmen: 
      • Mitarbeiter < 10
      • Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme max. 2 Mio. EUR
    • Kleine Unternehmen:
      • Mitarbeiter < 50
      • Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme max. 10 Mio. EUR
    • Mittlere Unternehmen:
      • Mitarbeiter < 250
      • Jahresumsatz max. 50 Mio. EUR
      • Jahresbilanzsumme max. 43 Mio. EUR
  • Unternehmenssitz in Nordrhein-Westfalen

Des Weiteren darf keine Familienangehörigkeit zwischen Geschäftsführern beziehungsweise Anteilseignern des Auftraggebers und -nehmers bestehen. Eine Förderung wird zudem nur für Produkte und Dienstleistungen angeboten, die bereits am Markt angeboten werden oder in Zukunft angeboten werden sollen. Dementsprechend ist die Bewilligung einer Förderung, die zur Entwicklung und Optimierung interner Geschäftsprozesse genutzt werden soll, ausgeschlossen. Der Fokus des Förderprogramms liegt dabei auf der Inanspruchnahme reiner Beratung-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen. Zudem muss gewährleistet sein, dass der nicht geförderte Eigenanteil durch das Unternehmen selbst oder von Dritten erbracht werden kann.  


Der Umfang des Förderprogramms


Das Programm Mittelstand Innovation & Digital ist in zwei Teilbereiche zu gliedern. Zum einen umfasst es eine Gutscheinförderung, die es den Unternehmen ermöglicht, projektbezogene externe Unterstützung, in Form von Beratungs-, Dienstleistungs- und Umsetzungsdienstleistungen, in Anspruch zu nehmen. Zum anderen die Einstellung eines/r MID Assistenten/in. In diesem Fall wird durch die Einstellung eines/r Hochschulabsolventen/in aus dem entsprechenden Bereich die Wissensvermittlung zwischen Unternehmen und Hochschule ermöglicht.


MID-Gutscheinförderung


Im Rahmen der MID Gutscheinförderung wird zwischen drei Arten von Gutscheinen unterschieden: MID-Digitalisierung, MID-Analyse und MID-Innovation. Neben den unterschiedlichen Umfängen und Inhalten der verschiedenen Gutscheinförderungen unterscheiden sich diese zudem in Ihren Bagatellgrenzen, Förderquoten und der möglichen Auswahl von Auftragnehmern.


MID-Analyse

Im Vordergrund des Gutscheins MID-Analyse steht die Inanspruchnahme einer wissenschaftlichen und externen Beratung, die bereits vor der Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen erfolgen soll und unter anderem Technologieanalysen und Machbarkeitsstudien umfasst.

  • Förderquote:
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 80 %
    • Mittlere Unternehmen: 60 %
  • Fördersumme: Min. 5.000 EUR, Max. 15.000 EUR

MID-Innovation

Die Variante MID-Innovation dient der Nutzung externer Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten zur Ausgestaltung innovativer Produkte und Dienstleistungen bis zur Marktreife.

  • Förderquote
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 50 %
    • Mittlere Unternehmen: 30 %
  • Fördersumme: Min. 10.000 EUR, Max. 40.000 EUR

MID-Digitalisierung

Die Gutscheinförderung MID-Digitalisierung bezieht sich vor allem auf die zwei Förderschwerpunkte Produkte und Dienstleistungen, sowie Cyber-Physical Systems und Industrie 4.0. Diese umfassen, neben der Weiterentwicklung und Etablierung von Künstlicher Intelligenz (KI), auch die Digitalisierung von Dienstleistungen, Produkten und Prozessen im Unternehmen. Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung der mithilfe der Gutscheinförderung realisiert werden kann, ist die Umsetzung gewonnener Erkenntnisse und Fähigkeiten in einer App oder Software. Gerade in diesem Bereich bietet es sich dementsprechend an, kompetente Berater hinzuzuziehen. Der zweite Förderschwerpunkt bezieht sich vor allem auf die Verknüpfung polymerer Netze und die Einbindung von cyber-physischen Produktionssystemen. Es ist jedoch vor allem darauf zu achten, dass die Umsetzungskomponente bei dieser Variante verbindlich ist. Zu den förderfähigen Maßnahmen zählen unter anderem die Entwicklung und Implementierung von Software für bestimmte Prozesse und Produkte, sowie verschiedene Projekte zu Cognitive Computing.

  • Förderquote
    • Kleinst- und kleine Unternehmen: 50 %
    • Mittlere Unternehmen: 30 %
  • Fördersumme: Min. 5.000 EUR, Max. 15.000 EUR

Während die Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen der Varianten MID-Analyse und MID-Innovation ausschließlich von Hochschulen und Forschungseinrichtungen durchgeführt werden dürfen, können bei der MID-Gutscheinvariante Digitalisierung auch Unternehmen der freien Wirtschaft hinzugezogen werden. Wichtig ist, dass bereits bei Beantragung des Gutscheins ein Angebot des Auftragnehmers eingereicht wird.


Corona-Sonderprogramm MID-Plus


Noch bis zum 30.06.2020 wird, zur Unterstützung der KMU während der Corona-Pandemie, das Sonderprogramm MID-Plus mit finanziell und inhaltliche verbesserten Konditionen angeboten. Darunter fällt unter anderem auch die Erhöhung der Förderquoten der Gutscheinvarianten MID-Digitalisierung und MID-Innovation.

Sollten Sie noch weitere Fragen zum Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital haben, dann klicken Sie hier für mehr Informationen. Für eine umfassende Beratung rund um das Thema Software und Digitalisierung steht Ihnen unser Team zur Verfügung.


Ihr GCI-Team wünscht Ihnen eine schöne Woche!

Ein Stimmungsbild zum Thema Generationswechsel

Das Team der GCI blickt auf 35 erfolgreiche Jahre in der Software-Branche zurück. 1984 gegründet hat sich die GCI zu einem soliden Anbieter für plattformunabhängige ERP-Software im Mittelstand entwickelt.

Mit KoSS.ERP und seinen zahlreichen Modulen ist die GCI heute Innovationsvorbereiter und kompetenter Berater für digitale Softwarelösungen ihrer Mandanten.

Geschäftsführer und Inhaber Holger Kluth zieht sich im kommenden Jahr aus der Unternehmensleitung zurück und übergibt diese vertrauensvoll nun allein an Sören Losch, der das Unternehmen damit in der zweiten Generation fortführen wird. Wir freuen uns, auch in den nächsten Jahren, unseren Kunden mit neuen Ideen und innovativer Software zur Seite zu stehen!

Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb an seinem Arbeitsplatz

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen. Da dieses Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. WICHTIG: Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte Revisionssicherheit erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Für wen ist der Rechnungsversand per ZUGFeRD interessant?


Grundsätzlich bietet der elektronische Versand von Rechnungen viele Vorteile. Sie sparen Portokosten, Papier und Verpackungsmaterial. Auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die für diese Tätigkeiten anfällt, kann sinnvoller genutzt werden. Viele Unternehmen fordern heute eine elektronische Rechnung, da dies eine einheitliche Bearbeitung im Rechnungseingang ermöglicht. Mit ZUGFeRD besteht die Möglichkeit, dass diese Rechnung automatisiert verarbeitet werden kann, da die Rechnungsdaten in maschinenlesbarem Format vorliegen. In öffentlichen Betrieben oder Behörden wird dieses Format in naher Zukunft Voraussetzung sein, um Rechnungen zu stellen.


Versenden Sie digitale Rechnungen revisionssicher mit KoSS.ERP und ZUGFeRD. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, damit wir Ihnen kostenlos und unverbindlich die Möglichkeiten im Rahmen unserer Software aufzeigen können.